Cómo configurar una sala de reuniones

Cómo configurar una sala de reuniones

Las salas de reuniones son una parte esencial de cualquier espacio moderno.oficinaY configurarlas correctamente es crucial. Una distribución inadecuada de la sala de reuniones puede provocar una baja participación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta dónde se sentarán los participantes, así como la ubicación del equipo audiovisual. Existen varias distribuciones a considerar, cada una con una finalidad distinta.

Diferentes distribuciones de salas de reuniones

El estilo teatro no requiere mesas, sino filas de sillas orientadas hacia el frente de la sala (similar a un teatro). Este estilo de asientos es adecuado para reuniones breves que no requieren notas extensas.

El estilo de sala de juntas es el clásico sistema de asientos con sillas alrededor de la mesa central. Este estilo de sala es perfecto para reuniones cortas de no más de 25 personas.

El estilo en U consiste en una serie de mesas organizadas en forma de "U", con sillas colocadas en el exterior. Esta disposición es versátil, ya que cada grupo cuenta con una mesa para tomar notas, ideal para facilitar el diálogo entre el público y el ponente.

Un cuadrado hueco. Para ello, disponga la mesa formando un cuadrado para que el orador pueda moverse entre las mesas.

Si es posible, conviene tener espacio para alternar entre diferentes distribuciones según el tipo de reunión. Incluso podría descubrir que una distribución menos tradicional es más representativa de su empresa. Intente encontrar la distribución más cómoda para fomentar una buena participación cuando sea necesario.

Equipos y herramientas para la sala de reuniones

Por muy emocionante que sea el aspecto visual de elegir una nueva sala de conferencias, lo que importa es su función.

Esto significa que todo el equipo necesario debe estar disponible y en buen estado de funcionamiento. Desde asegurar que los elementos no técnicos, como pizarras blancas, bolígrafos y rotafolios, funcionen y sean fáciles de usar, hasta proporcionar equipos audiovisuales para conferencias y estar listos para encenderlos al comenzar la reunión.

Si su espacio es grande, es posible que el diseño de la oficina necesite invertir enmicrófonosy proyectores para garantizar que todos puedan oír, ver y participar. El método para asegurar que todos los cables se mantengan limpios y ordenados también es una buena consideración, no solo desde un punto de vista visual, sino también desde una perspectiva organizativa, de salud y seguridad.

Diseño acústico de salas de reunionesom

El diseño de la oficina tiene un espacio de reunión que luce genial, pero la calidad del sonido en la sala también debe ser buena, lo que es especialmente importante si muchas reuniones implican llamar por teléfono o videoconferencia.

Hay varias maneras de garantizar una acústica adecuada en su sala de conferencias. Una forma de lograrlo es asegurarse de que tenga la mayor cantidad posible de superficies suaves. Una alfombra, un sillón o un sofá puede reducir la reverberación que podría interferir con el audio. Decoraciones adicionales como plantas y mantas también pueden controlar el eco y mejorar la calidad de la llamada.

Por supuesto, también puede elegir productos de audio con buena reducción de ruido, como auriculares con cancelación de ruido o altavoces. Este tipo de productos de audio garantiza la calidad del audio de su conferencia. Debido a la pandemia de los últimos años, las conferencias en línea se han popularizado, por lo que contar con salas de conferencias completas se ha vuelto crucial.

Es una versión mejorada de una sala de conferencias, ya que no solo permite la asistencia presencial de los asistentes, sino que también facilita las reuniones con colegas remotos. Al igual que las salas de conferencias, las salas de reuniones generales varían en tamaño, pero todas requieren equipos de conferencia especializados según el número de participantes. En los últimos años, se ha vuelto cada vez más común contar con salas de reuniones integradas para plataformas de reuniones específicas que las empresas pueden usar, como Microsoft Teams Rooms.

Con la ayuda de Inbertec para encontrar soluciones de audio y video adecuadas para cualquier configuración de sala de conferencias, ofrecemos una gama de equipos de reunión adecuados para salas de reuniones, desde portátilesauriculares con cancelación de ruidoSoluciones de videoconferencia. Independientemente de la configuración de su sala de conferencias, Inbertec puede brindarle las soluciones de audio y video ideales.